Muchos equipos se esfuerzan por lograr un buen plan para realizar su proyecto. Invierten buena cantidad de su tiempo en definir las actividades, los recursos y el presupuesto del proyecto. El entusiasmo y dedicación puesto en la planeación de proyectos es muy positivo y sin duda rinde frutos. Sin embargo, para que realmente se le saque todo el provecho, el equipo deberá activar medidas de control y seguimiento a los planes. En la realidad, pocos proyectos se llevan a cabo con un buen control. Las razones principales son desconocimiento, falta de disciplina o inclusive para evitar que se refleje un retraso. Es por ello que te ofrecemos a continuación 5 pasos para un control efectivo de proyectos.
1. Planea el control y seguimiento
Incluye en los planes del proyecto los criterios que vas a utilizar durante la ejecución para asegurar que tienes un conocimiento certero del avance del mismo. Debe quedar claro qué tipo de reporte se va a utilizar, con qué indicadores y cada cuándo habrá reuniones para revisar e informar el avance.
2. Realiza periódicamente reuniones
Establece un día a la semana a determinada hora para las reuniones de avance del proyecto. Cuando esta medida se convierte en un hábito, los miembros del equipo hacen sinergia, toman decisiones en conjunto, se informan del avance del proyecto. Asegura que haya una agenda y que se elabore una minuta con los acuerdos y que se revise su cumplimiento en la siguiente sesión.
3. Mide el avance contra el plan
Un informe de avance efectivo es aquel que nos dice cómo vamos contra el plan, no solamente el que nos dice que vamos “bien, regular o más o menos”. Debe haber un diagrama o tabla que nos muestre el plan original o de línea base y en el que se aprecie claramente las desviaciones con respecto a lo logrado a la fecha del informe. Reconocer que el proyecto va a tiempo, adelantado o retrasado es un buen indicador para tomar las acciones respectivas.
El reporte ¿Cómo va? De coordinate.si es una herramienta excelente para reflejar el estatus del proyecto, tanto en entregables como en actividades.
4. Analiza riesgos y toma decisiones
La medición del avance es la mitad del esfuerzo de control, la toma de decisiones y el análisis de riesgos es la segunda parte. En los proyectos que muestran adelanto o van a tiempo es bueno determinar las causas, para reforzar y asegurar lo que se ha hecho bien hasta el momento. Los proyectos donde se presentan atrasos es necesario revisar qué medidas se tomarán ya sea preventivas o correctivas. En cada caso hay que analizar los riesgos de tomarlas y prever acciones contingentes. No olvides que por cada acción hay que definir quién la lleva a cabo y cuándo, asentándolo en una minuta de acuerdos.
5. Supervisa y apoya al equipo
Revisa constantemente que tanto las acciones planeadas como las que resultan de las reuniones de control se lleven a cabo. Apoya al equipo para que tengan los recursos y la información necesaria. Como líder de proyecto te toca dar soporte a los miembros para que hagan su trabajo con la calidad requerida. Asegura que cada uno de ellos reporte su avance, aunque haya resistencia para hacerlo, porque esa información es fundamental para saber cómo va el proyecto. Con la contribución de cada uno se logran buenos resultados para todos.
Artículo por: Adán López Miranda