Empezando un Proyecto ¿Te ha pasado que… …estás listo para realizar tu proyecto, pero no sabes por dónde empezar? …tienes muchas ideas emocionantes, pero no sabes cómo aterrizarlas? …te piden un reporte inicial del proyecto, y no sabes cómo hacerlo?
El paso 1 de nuestra metodología de 6 sencillos pasos está hecho para ayudarte a arrancar el proyecto con el pie derecho. El objetivo fundamental de esta etapa es que reflexiones sobre las características más importantes sobre el proyecto. De este modo, obtienes una idea clara sobre lo que va a realizarse, el problema que se va a resolver, los resultados que se esperan, y quién será tu equipo de trabajo. Al terminar este paso, podrás imprimir un reporte inicial del proyecto, que puedes entregarle a tu equipo, a tu cliente, o a cualquier partido involucrado en el proyecto.
Si no has usado el paso 1. ¿Qué y por qué? en Coordinate, pruébalo. Verás que es simple, intuitivo, y útil. Si quieres entender este paso a fondo, a continuación listamos las preguntas incluidas, cómo te ayudan a estructurar el proyecto, y recomendaciones sobre cómo sacarles el mayor provecho.
Nombre
Es importante que le asignes a tu proyecto un nombre corto, representativo y muy atractivo. Recuerda que el nombre es la primera impresión que otros tendrán sobre tu proyecto, incluso tus patrocinadores (si es que tienes). Por lo tanto, no está de más tomar unos segundos para pensar en un buen nombre.
Problemas, Necesidades, o Requerimientos
Todo proyecto tiene como objetivo resolver un problema o necesidad. Si esto no se define, el proyecto no tiene razón de ser, no hay motivo para invertir esfuerzo y recursos en él. Asimismo, es el indicador de éxito más importante. Si no se resuelve este problema al finalizar el proyecto, el proyecto falló. Es así de simple. Por eso vale la pena detenernos a reflexionar exactamente qué se resuelve con el proyecto, y llegar a un acuerdo con tu equipo y los involucrados.
Objetivo
Una vez definidos los problemas o necesidades, hay que aclarar cómo se resolverán por medio del proyecto. El objetivo indica las partes específicas del problema que van a ser mejoradas y limita su alcance. Tener un objetivo claro ayuda a evitar malentendidos y asegurar un entendimiento universal del proyecto, en especial si todos los involucrados lo conocen desde el inicio.
Tip del experto: No sólo debes incluir lo que el proyecto va a resolver, también puedes mencionar lo que el proyecto no va a resolver. Hay veces que dos personas tienen planes diferentes para el mismo proyecto. Si los involucrados leen lo que sí se hará y lo que no se hará, pueden dialogar y acordar las expectativas desde el inicio, y prevenir conflictos que pueden poner en riesgo al proyecto.
Entregables
Piensa en lo que debe ocurrir para que el proyecto se considere terminado. Se trata de metas fundamentales que se irán cumpliendo a lo largo del proyecto. Si alguna de éstas no se logra, entonces el proyecto no se logró. A esto se le conoce como la lista de entregables. Es importante que cada uno de ellos sea un logro tangible, que pueda demostrarse como un avance significativo para cumplir el objetivo del proyecto. Por lo tanto, nuestra sugerencia es que redactes los entregables como sustantivo y no como una acción o un verbo.
Ejemplos incorrectos de entregables:
- Programar interfaz gráfica de la aplicación. (Escrito como verbo, no es un resultado tangible).
- Subir Archivos. (Escrito como verbo, no parece ser un avance significativo para cumplir el objetivo del proyecto).
- Curso tomado. (Ambiguo, no está claro por qué es un logro del proyecto).
Ejemplos correctos de entregables:
- Personal capacitado y listo para trabajar.
- Productos nuevos disponibles al público.
- Prototipo listo con funcionalidades básicas.
Los entregables representan las partes más importantes del proyecto, y deben plantearse en un formato orientado a resultados. Si un entregable no se completa, el proyecto no se completó. Y si todos los entregables se completan, el proyecto se completó.
Coordinate permite reordenar la lista de entregables. Por lo general, se usa esta funcionalidad para acomodarlos cronológicamente, aunque también puede ser por importancia o algún otro factor. Está a criterio del líder del proyecto.
Importante: Los entregables se utilizarán en los pasos 1. ¿Qué y por qué?, 2. ¿Cómo?, 3. ¿Quién?, 4. ¿Cuándo?, 5. ¿Cómo va? y 6. ¿Cómo terminó? Por lo tanto, definirlos correctamente es una buena forma de iniciar el proyecto con el pie derecho.
Beneficios
Los beneficios que se espera que traiga el proyecto. Recomendamos ordenarlos por importancia, listando primero los beneficios con mayor impacto. La lista de beneficios se revaluará al final del proyecto, para determinar en qué medida se lograron.
Cliente
Puede ser tu director, supervisor, patrocinador, maestro, o socio. El cliente del proyecto es quien revisará y aceptará los resultados finales. Si es un proyecto personal, el cliente eres tú mismo.
Fechas estimadas
Fechas aproximadas del proyecto. Sirven para dar una idea general a los involucrados al inicio del proyecto. Trata de hacer el estimado más preciso posible, pero no hay problema si las fechas llegan a cambiar.
Tip del experto: Define los días laborales justo al inicio del proyecto.
Por default, Coordinate marca los días de Lunes a Viernes como laborales y Sábado y Domingo como descanso. Si tienes un horario de trabajo diferente, actualízalo cuanto antes. La planeación de fechas depende mucho de esta configuración. Cambiar los días laborales a medio proyecto puede distorsionar el plan y causar inconsistencias.
Miembros
Los miembros del equipo que participarán en la ejecución del proyecto. Posteriormente, en el paso 3. ¿Quién?, podrás asignarle a cada miembro roles y responsabilidades sobre el proyecto.
Si quieres agregar a un colega que tiene cuenta en Coordinate, pregúntale cuál es su nombre de usuario. Si no lo sabe, puede obtenerlo viendo la esquina superior derecha de la pantalla tras iniciar sesión.
Una vez que lo tengas, escribe su nombre de usuario en el campo de texto del miembro. Aparecerá enseguida en una lista de sugerencias de usuarios con nombres similares. Haz click en la opción de tu colega.
Para que el nuevo miembro pueda agregar el proyecto a su portafolio, selecciona el botón de invitar al proyecto. Entonces le llegará un correo con los detalles de la invitación y las instrucciones para aceptarla.
Si tu colega no tiene una cuenta de Coordinate, simplemente puedes asignarle un apodo o alias para reconocerlo dentro del equipo. Si en un futuro llega a crear una cuenta, puedes actualizar al miembro y registrar su cuenta nueva, sin afectar sus roles ya asignados.
Suposiciones
Los eventos que esperas que sucedan para que el proyecto avance. Es importante que se defina al iniciar el proyecto, por si hay expectativas distintas sobre las suposiciones. Se recomienda ordenarlas por importancia.
Restricciones
Las limitaciones que, si no se superan, perjudican al proyecto. Se recomienda ordenarlas por importancia.
Grupos
Si manejas muchos proyectos de diferente tipo, te recomendamos identificarlos usando grupos de proyecto. Por ejemplo, puedes crear un grupo para el trabajo, otro para la escuela, y otro para metas personales, y asignar cada una a sus proyectos correspondientes. De esta manera, son más fáciles de buscar y mantener.
Coordinate está diseñado para volverte un Experto en Proyectos.
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