Cuando te propones llevar a cabo un proyecto en el que tienes que coordinar un equipo de trabajo, quisieras que estuviera integrado por personas comprometidas, expertas y creativas. Desafortunadamente el equipo ideal no existe, tienes que crearlo, formarlo y coordinarlo adecuadamente. A continuación te decimos cómo.
Busca personas con las siguientes cualidades.
Buena actitud. Esta cualidad garantiza que tendrás elementos que van a ver los problemas como oportunidades y retos, que van a estar tratando de apoyar y colaborar con sus compañeros de equipo. Un equipo con gente positiva es un equipo pro-activo siempre con la mirada puesta en hacer cosas nuevas y mejores.
Con distintos conocimientos. Un proyecto, ya sea un congreso, una campaña de mercadotecnia o un torneo deportivo, requiere entregar productos o servicios que se realizan a través de integrar el conocimiento de diferentes personas. “La experiencia hace la diferencia” dice el conocido refrán y aquí se aplica más que nunca. Un equipo de expertos es aquel que sabe resolver los problemas de manera óptima, considerando todos los aspectos y perspectivas.
Dispuestos a colaborar. Además de buena actitud y conocimientos, los miembros del equipo deben estar dispuestos a trabajar entre ellos. Deben entender que la suma de las partes es mejor que cada una de ellas. También deben aceptar que no siempre van a estar de acuerdo y que necesitan formas de diálogo y solución de problemas para lograr el objetivo del proyecto.
Al formar un equipo de trabajo atiende las siguientes recomendaciones.
Realiza reuniones de conocimiento. Es bueno empezar con juntas que tengan como propósito que cada quien se conozca, que exprese qué espera del proyecto, que describa sus destrezas y limitaciones. Aplica en estas reuniones dinámicas de “team building”, puedes encontrar muchas en Internet o acudiendo a facilitadores conocidos o de tu empresa.
Establece ejercicios de fortalecimiento. Al principio de un proyecto por lo general prevalece el optimismo, pero conforme los equipos se van enfrentando a imprevistos, contingencias, carencias y otras limitaciones, la moral puede bajar. Es entonces necesario realizar periódicamente sesiones de retro-alimentación y fortalecimiento del espíritu de grupo. Planea estas reuniones desde el inicio del proyecto, dos o tres de ellas serán suficientes, sin olvidar la del cierre del proyecto, para la cual te puedes apoyar en el paso 6 ¿Cómo terminó? de Coordinate.si®
Por último y no menos importante, tienes que ocuparte en una buena coordinación del equipo ¿Cuáles son los tips más importantes para ello?
Integra las actividades. Es una de las tareas más importantes del coordinador, asegurar que la tarea de cada miembro del equipo está relacionada con las tareas de los demás y en su conjunto con el logro del objetivo. Nada desmoraliza más a los miembros del equipo que estar haciendo actividades que no aportan valor o que no son consideradas para el logro del proyecto. Utiliza para la integración herramientas como el Drive compartido, los diagramas de Gantt, la EDT. Coordinate.si® es una excelente herramienta de apoyo y te proporciona para ello el paso 2 ¿Cómo? Y el paso 4 ¿Cuándo?
Comunica al equipo. Debes establecer los canales de comunicación adecuados para que cada miembro del equipo sepa a quién acudir y qué solicitar para hacer su trabajo. Cuando en un equipo de trabajo hay problemas de comunicación, sin duda la responsabilidad principal recae en el coordinador o líder del proyecto. Establece el directorio del equipo, la matriz de responsabilidades, los reportes adecuados. En Coordinate.si® esto lo logras a través del paso 3 ¿Quién? y del paso 5 ¿Cómo va?
Recompensa y retro-alimenta. Finalmente los miembros del equipo también son humanos y es bueno motivar y premiar a los más eficientes, así como retro-alimentar y posiblemente reconvenir a los que han mostrado un bajo desempeño. La misión del coordinador es mantener el equipo entusiasmado, colaborando unos con otros y haciéndolos sentir realizados en lo individual.
La última recomendación para tener proyectos exitosos a través de equipos excelentes es observar que en el típico “triángulo del diablo” de la administración de proyectos, la responsabilidad principal del líder del proyecto recae en el tiempo y el costo, mientras que la de los miembros del equipo de trabajo en la calidad de los resultados.