Eh ahí el dilema…
Cuando tenemos un proyecto en puerta nos interesa realizar una buena planeación para que no se nos escapen los detalles y salga lo mejor posible. Pero en muchas ocasiones dicha planeación no se lleva a cabo porque la consideramos burocrática, estorbosa y una pérdida de tiempo. Preferimos entonces actuar espontáneamente, con las actividades más apremiantes y de forma inmediata para pretender ahorrar tiempo. Esta última forma de llevar a cabo los proyectos parece ser más natural con la forma de ser de los latinos porque somos espontáneos, atrevidos y muchas veces improvisados ¿Es adecuado entonces manejar un proyecto de esa manera? La respuesta a esta pregunta es a través de una expresión muy mexicana “ni muy muy, ni tan tan”.
Una buena planeación nos asegura tener presentes todas las actividades necesarias, a los responsables y los tiempos. También nos permite elaborar un presupuesto y en ocasiones nuestra lista de suministros necesarios. Cuando hemos recorrido el proceso de planear nos sentimos confiados, seguros de lo que cada quién tiene que hacer; como dijo el General Eisenhower “los planes son inútiles, planear es indispensable”.
Lo que no debemos hacer es exagerar en la planeación. Hay que considerar el tamaño del proyecto en función del tiempo que se va a llevar, del número de miembros del equipo, del costo y de la importancia del objetivo. Hay que tener cuidado de no invertir demasiado tiempo en un proyecto que tal vez sea corto y que quizá ya hayamos hecho varias veces. Debemos tener en cuenta la frase “paralisis by analysis” que precisamente nos previene de no estar tanto tiempo pensando lo que vamos a hacer, que emprendamos las acciones en el momento preciso.
Lo ideal es una buena combinación de planeación y espontaneidad. Una buena “regla de dedo” es invertir a la planeación alrededor del 10% de lo que dura el proyecto. Por ejemplo, si nuestro proyecto dura 10 meses, le deberíamos dedicar un mes para planearlo. Después de ello, sigue una etapa de ejecución entusiasta, siguiendo las líneas de acción del plan y dispuestos a modificar de manera espontánea y rápida lo que sea necesario ya que, como sabemos, no hay planes perfectos.
Al utilizar Coordinate se aplica este balance; los cuatro primeros pasos son de planeación y llevarlos a cabo requiere de un tiempo relativamente corto. Se han establecido para ello cuatro pasos, justamente los necesarios: la especificación del proyecto (¿Qué y por qué?), la lista de actividades (¿Cómo?), la matriz de responsabilidades (¿Quién) y el establecimiento de tiempos (¿Cuándo?).
Así que no dudemos más con la pregunta ¿planeación o espontaneidad? Apliquemos la mezcla adecuada para ganar confianza en lo que vamos a hacer y para reaccionar en caso de alguna desviación. La improvisación no es mala buena, lo malo es vivir improvisando.